La digitalización de las industrias ha ocasionado que para las empresas sea esencial contar con herramientas que les permitan optimizar sus operaciones y mejorar su eficiencia. Una de estas herramientas es el software ERP (Enterprise Resource Planning), un sistema de gestión empresarial que integra todas las áreas de una empresa, desde la producción y las ventas hasta la contabilidad y los recursos humanos.
Para una Startup puede ser complejo asociar el funcionamiento de este tipo de software, pero la verdad es que comprender qué significa Software ERP es bastante sencillo. Sobre todo durante esos primeros años de crecimiento en los que la gestión de múltiples procesos puede volverse un caos, un software ERP puede ser una herramienta que permita un crecimiento sano y ordenado.
En ese sentido, aquí se abordan las razones más esenciales de por qué una startup requiere de un software ERP.
Principales características de un software ERP
Un software ERP se compone de varios módulos, cada uno de ellos se encarga de una área específica de la empresa. Los módulos pueden entenderse como pequeñas unidades de proceso dentro de la empresa. Algunos de estos pueden ser:
- Producción
- Ventas
- Compras
- Inventario
- Contabilidad
- Recursos Humanos
Cada módulo está diseñado para trabajar de manera integrada con los demás, permitiendo un flujo de información constante y en tiempo real. Por lo que puede entenderse como una herramienta de integración de todo lo que sucede dentro de la empresa.
Beneficios de un software ERP
El uso de un software ERP ofrece numerosos beneficios a las empresas, sobre todo en sus primeras etapas de crecimiento.
En primer lugar, permite la integración de todas las áreas de la empresa, lo que facilita la toma de decisiones al proporcionar una visión global del negocio. Los cargos de gerencia y coordinación se benefician mucho de este software, puesto que ahorran tiempo y maximizan la eficiencia operativa al automatizar procesos y reducir la duplicidad de tareas.
Así mismo, la planificación del accionar de la empresa también es mucho más sencilla al contar con un software ERP. El margen de error en las decisiones de inversión se ve disminuido considerablemente cuando se somete a observación la dinámica y funcionamiento en conjunto y no por individual de todos los sectores de la empresa.
Otro beneficio importante es el control financiero. Al tener toda la información en un solo lugar, es más fácil realizar un seguimiento de los ingresos, los gastos y el flujo de caja. Muchas startups pierden dinero por escatimar en un programa de gestión financiera que centralice los procesos.
Se suele pensar que cuando se está iniciando con una empresa hay que recortar gastos lo más posible, pero, en este caso, el software ERP es una inversión inteligente que los emprendedores deberían considerar incluso antes de iniciar operaciones.
Antes de elegir un software ERP
Al momento de seleccionar un software ERP es importante considerar que se adapte a las necesidades de la empresa y que sea fácil de usar para los empleados. Por lo que hay que asegurarse que la empresa que brinda soporte al software cuente con programas de formación y capacitación en el uso de la herramienta.
Algunos de los desafíos que pueden surgir durante la implementación incluyen la resistencia al cambio por parte de los empleados. Muchas personas pueden estar acostumbradas a llevar procesos manuales o más simples por individual, pero, se debe explicar que el uso de un software centralizado puede mejorar incluso su rendimiento en el trabajo.
Es importante también verificar si el fabricante del software cuenta con alguna versión demo para realizar pruebas o si tiene la capacidad de configurar la aplicabilidad al follow de procesos que tiene la startup. Lo ideal es que el software ERP permita observar de forma global el funcionamiento lógico y ordenado de todos los procesos.
Usos prácticos
Numerosas empresas experimentan actualmente los beneficios de implementar un software ERP. Por ejemplo, reducir sus costos operativos y mejorar la eficiencia son dos aspectos que se pueden diagnosticar y resolver en corto tiempo con la implementación del software.
Otro ejemplo práctico es mejorar el control de inventario y reducir los costos de almacenamiento. Con el uso del programa se puede detectar a tiempo los focos de inversión poco productiva y el exceso de algún elemento que pueda generar gastos por almacenamiento. Permitiendo así un la elaboración de un plan de acción.
Futuro del software ERP
Con el avance de la tecnología, estos sistemas se están volviendo cada vez más sofisticados y personalizables. Además, la tendencia hacia la digitalización y la automatización de procesos está impulsando la demanda de soluciones ERP.
La aparición de la inteligencia artificial también llegó para sumar avances a este tipo de software. Por ejemplo, un programa para hacer presupuestos de construcción es una de las tareas muy sencillas que las grandes empresas ya han optado por automatizar con un software.
Incluso el control de calidad actualmente pasa primero por la detección temprana de las imperfecciones a través de un software ERP. Por lo que este tipo de soluciones empresariales se pueden calificar como indispensables en el presente y el futuro de las startups.
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